仕事をしていて、
「分かりやすいなぁ。」
と思う資料があります。
最近、
K課長が作った資料を見て、
そんなことを思いました。
情報は、
ちゃんと入っている。
でも、
余計なものがない。
どこを見ればいいのか、
すぐに分かる。
そして何より、
その資料を受け取ったあとの仕事が、
やりやすいんです。
「なるほど、次はこれをやればいいのね。」
と、
迷わず次へ進める。
そのとき、
ふと思いました。
分かりやすくすることは、
相手の時間を奪わないことなのかもしれない。
以前の私は、
仕事というのは、
たくさん調べて、
たくさん書いて、
細かいところまで網羅することが、
大切だと思っていました。
もちろん、
必要な情報を入れることは大切です。
でも、
情報が多ければ、
分かりやすいとは限らない。
むしろ最近は、
何を足すかより、
何を減らすか。
そちらのほうが、
大切なんじゃないかと思うようになりました。
40代になって、
ようやく、
「複雑にしないこと」の価値
が少し分かってきた気がします。
分かりやすくすることは、相手の時間を奪わないこと
K課長の資料を見て、
私が一番いいなと思ったのは、
見た目のきれいさだけではありませんでした。
その資料を受け取ったあと、
私の仕事がやりやすかったこと。
これが、
とても大きかったんです。
どこを見ればいいのか、
すぐに分かる。
何が重要なのか、
迷わない。
次に何をすればいいのかも、
分かる。
だから、
余計なところで、
立ち止まらなくていい。
「これって、どういう意味だろう。」
「結局、どこを見ればいいんだろう。」
と、
考える時間が少ない。
そう考えると、
分かりやすい資料を作ることは、
単に、
きれいな資料を作ることではないんですよね。
橘分かりやすくすることは、
相手の時間を奪わないこと。
そして、
相手が次の仕事に、
進みやすくすること。
仕事は、
自分が終われば、
それで終わりではありません。
自分の仕事を受け取って、
次の人が動くこともある。
だったら、
その人が迷わず動けるようにして渡す。
それも、
仕事の一つなのかもしれません。
「探す時間」を減らすだけでも、仕事は楽になる
最近、
私自身が気をつけている、
小さなことがあります。
Excelなどの、
ファイル名です。
以前は、
とりあえず名前をつけて、
保存してしまうこともありました。
常連客Kbook1
でも、
しばらくしてから、
そのファイルを探そうとすると、
「あれ、どれだっけ？」
となる。
一つ開く。
違う。
また開く。
これも違う。
ほんの数十秒かもしれません。
でも、
こういう小さな「探す」が、
一日の中には、
意外とたくさんあります。
そこで最近は、
ファイル名を見ただけで、
できるだけ中身が分かるようにしています。
何の資料なのか。
いつのものなのか。
必要なら、
誰のものなのか。
ほんの少し、
名前の付け方を工夫するだけです。
でも、
あとで探すときには、
ずいぶん楽になります。
未来の自分が、迷わなくて済む。
そう考えると、
分かりやすくすることは、
相手のためだけではないんですよね。
未来の自分の時間も、
奪わないこと。
小さなことですが、
こういう「探さなくていい」を、
少しずつ増やしていきたいと思っています。
マルチタスクも、仕事を複雑にしていた
もう一つ、
最近気をつけているのが、
マルチタスクです。
以前は、
いくつもの仕事を、
同時に進めることが、
仕事ができることだと思っていました。
メールを確認しながら、
資料を作る。
途中で、
別の仕事を思い出して、
そちらを少し進める。
また、
元の仕事に戻る。
忙しく動いているので、
仕事をしている感じはします。
でも、
一日が終わってみると、
「あれ、結局何が終わったんだろう。」
となることもありました。
今は、
できるだけ、
「今は、これ。」
と決めるようにしています。
一つ終わったら、
次へ進む。
もちろん、
仕事なので、
予定どおりにいかないこともあります。
急な連絡も入ります。
それでも、
できるだけ、
頭の中に同時にいくつもの仕事を、
広げない。
それだけで、
少し落ち着いて、
仕事ができるようになった気がします。
資料も、
ファイル名も、
仕事の進め方も、
結局は同じなのかもしれません。
頭の中を、
必要以上に複雑にしない。
それだけで、
仕事はずいぶん、
やりやすくなるんですよね。
仕事ができる人は、「複雑にできる人」ではなかった
若い頃の私は、
たくさんのことを知っている人。
たくさんの仕事をこなせる人。
細かいところまで、
すべて把握している人。
そんな人を見ると、
「仕事ができる人だなぁ。」
と思っていました。
もちろん、
今でも、
知識や経験は大切だと思います。
でも最近は、
少し違うところにも、
目が向くようになりました。
たくさんある情報の中から、
本当に必要なものを選べる人。
複雑な話を、
相手が分かる言葉で伝えられる人。
「ここを見ればいい。」
と、
大切なところを示せる人。
そして、
やらなくてもいいことを、
増やさない人。
そういう人を見ると、
「仕事ができるなぁ。」
と思うようになりました。
今回、
K課長の資料を見て、
「分かりやすい。」
と思ったのも、
きっと同じなんですよね。
情報が少ないから、
分かりやすいのではない。
必要な情報が、
必要な場所に、
分かりやすく置かれている。
だから、
次の人が迷わない。
考えてみれば、
複雑にすることは、
意外と簡単なのかもしれません。
情報を足す。
説明を足す。
仕事を足す。
でも、
そこから、
「これは必要。」
「これはなくても大丈夫。」
と選ぶには、
その仕事を、
ちゃんと理解している必要があります。
だから今は、
シンプルにすることも、
仕事の能力の一つ
なんじゃないかと思っています。
以前、
「全部を完璧にしようとしなくても、
仕事はちゃんと終わる。」
ということを書きました。
全部を網羅しようとせず、
本当に大切なところに、
力を使う。
考えてみると、
これも、
仕事をシンプルにすることなのかもしれません。
「やること」より、「迷うこと」を減らしていく
仕事を楽にしようとすると、
つい、
「どうすれば作業時間を短くできるか。」
を考えます。
もちろん、
それも大切です。
でも最近は、
作業そのものより、
その前後にある、
小さな「迷い」を減らすことも、
大切なんじゃないかと思っています。
「あのファイル、どこだっけ。」
「次は何をやるんだっけ。」
「この資料、どこを見ればいいんだろう。」
「こっちをやるか、あっちをやるか。」
一つひとつは、
ほんの小さなことです。
でも、
こういう小さな迷いが、
一日に何度もある。
そのたびに、
頭の中では、
小さな切り替えが起きています。
だったら、
ファイル名を分かりやすくする。
次にやることを一つ決める。
資料の大切なところを、
すぐ分かるようにする。
今やっている仕事が終わるまで、
できるだけ別の仕事を広げない。
そんな小さな工夫で、
「考えなくてもいいこと」を減らしていく。
それだけでも、
仕事はずいぶん、
楽になる気がしています。
40代になった今、
たくさんのことを、
頭の中に抱えておくより、
できるだけ、
迷わず動ける状態を作っておく。
そちらのほうが、
自分には合っているようです。
最近は、
「どうすれば頑張れるか」より、
「どうすれば自分が気持ちよく動けるか」
を考えるようになりました。
迷わなくて済む環境を作っておくことも、
今の私にとっては、
その一つなのだと思います。
40代になって、「複雑にしないこと」の価値が分かってきた
若い頃は、
たくさんできることに、
価値があると思っていました。
たくさん働く。
たくさん覚える。
たくさんの仕事を、
同時にこなす。
できることを、
どんどん増やしていく。
それも、
若い頃には、
必要だったのだと思います。
でも、
40代になった今は、
少し違います。
仕事もある。
家庭もある。
考えなければいけないことも、
増えました。
だからこそ、
何でも抱え込むのではなく、
少しずつ、
シンプルにしていく。
やらなくていいことは、
やらない。
探さなくていいように、
整理しておく。
同時にいくつもやらず、
一つずつ終わらせる。
相手に伝えるときは、
できるだけ分かりやすくする。
そうやって、
頭の中の余白を、
少しずつ増やしていく。
若い頃は、
「足すこと」が成長
だと思っていました。
でも今は、
「減らすこと」で、うまくいくこともある。
そんなことが、
少しずつ分かってきました。
シンプルにすることは、
手を抜くことではない。
自分も、
相手も、
迷わず次へ進めるようにすること。
それも、
40代になって身につけていきたい、
働き方の一つです。
まとめ
今回、
K課長の資料を見て、
「分かりやすいなぁ。」
と思ったことから、
いろいろ考えました。
分かりやすい資料は、
受け取った人が、
迷わなくて済む。
分かりやすいファイル名は、
未来の自分が、
探さなくて済む。
一つずつ仕事を進めれば、
頭の中で、
何度も切り替えなくて済む。
どれも、
小さなことです。
でも、
そういう小さな、
「迷わなくていい。」
「探さなくていい。」
「考えなくていい。」
を増やしていくと、
仕事は少しずつ、
楽になるのかもしれません。
以前の私は、
仕事ができる人とは、
たくさんのことを、
複雑にこなせる人だと思っていました。
でも今は、
少し違います。
橘仕事ができる人は、
複雑なことを複雑なまま扱える人ではなく、
複雑なことを、シンプルにできる人なのかもしれない。
そして、
分かりやすくすることは、
自分のためだけではありません。
相手の時間を奪わないこと。
その人が、
迷わず次の仕事へ進めるようにすること。
そんな仕事ができる人に、
私も少しずつ、
なっていきたいと思っています。
今日の気づき
たくさん足すことだけが、
いい仕事ではない。
必要なものを残して、
分かりやすくする。
シンプルにすることも、
大切な仕事の一つなのかもしれません。
橘の気づきノート #020