仕事で、
ちょっとしたメモを書くことがあります。
以前の私は、
限られたスペースに、
できるだけたくさん書こうとしていました。
文字を小さくして、
細かい情報まで書いていく。
ちゃんと書いているつもりでした。
常連客K見づらいなぁ～
でも最近、
ふと思ったんです。
これを受け取った人、
「うわ、読むの大変そうだな……」
って思うんじゃないか。
小さな文字が、
びっしり並んでいる。
どこが大事なのか、
よく分からない。
読むだけでも、
ちょっと疲れる。
常連客K見づらいなぁ～
だったら、
もっと大きく、
ハッキリ書けばいい。
伝えたいことを絞って、
大きな文字で、
分かりやすく書く。
そのほうが、
相手もすぐに理解できます。
「なるほど。
じゃあ、これをやればいいんだな。」
と、
次の行動にも移りやすい。
そして、
もう一つ気づきました。
大きく、
ハッキリ書いておくと、
自分も楽なんです。
数日後、
自分のメモを見返したとき、
「これ、
なんて書いたんだっけ？」
と、
自分の文字を解読しなくていい。
見た瞬間、
「ああ、これね。」
と分かる。
相手のために、
分かりやすく書いたつもりが、
未来の自分まで、
楽にしてくれていたんです。
仕事って、
こういうことでいいのかもしれません。
たくさん書くことより、
相手が迷わないこと。
細かく説明することより、
すぐに分かること。
最近は、
そんな仕事のほうが、
いい仕事なんじゃないかと思っています。
読む人に、余計な仕事を増やさない
小さな文字で、
びっしり書かれたものを見ると、
それだけで、
少し疲れます。
「どこを読めばいいんだろう。」
「結局、何が大事なんだろう。」
「自分は、何をすればいいんだろう。」
読む。
探す。
整理する。
考える。
そして、
ようやく動く。
書いた側からすると、
「ちゃんと書いてある。」
のかもしれません。
でも、
受け取った側には、
たくさんの小さな仕事が、
増えているんですよね。
だったら、
最初から、
大きく、
ハッキリ書いておく。
大事なことが、
すぐ目に入るようにする。
何をしてほしいのか、
分かるようにしておく。
そうすれば、
相手は、
「なるほど。
じゃあ、これをやればいいんだな。」
と、
すぐに動けます。
仕事って、
自分が伝えたところで、
終わりではないんですよね。
相手に伝わって、
相手が動けて、
はじめて仕事が前に進む。
そう考えると、
分かりやすくすることは、
単なる見た目の問題ではありません。
読む人が、
理解するために使う時間。
大事なところを、
探す時間。
「どういう意味だろう。」
と考える時間。
そういう、
相手の小さな負担を、
減らすことでもあります。
以前、
「分かりやすくすることは、
相手の時間を奪わないこと。」
と書きました。
今回、
もう一つ付け加えるなら、
分かりやすくすることは、
相手に余計な仕事を増やさないこと。
なのかもしれません。
たくさん書くことより、
すぐ分かること。
細かく説明することより、
迷わず動けること。
最近は、
そんな仕事を、
少しずつ増やしていきたいと思っています。
未来の自分も、仕事の相手だと思っておく
大きく、
ハッキリ書くようになって、
もう一つ、
気づいたことがあります。
それは、
未来の自分も、
仕事の相手なんじゃないか。
ということです。
仕事では、
相手が分かりやすいように、
資料を作ったり、
メモを残したりします。
でも、
自分のためのメモになると、
急に雑になる。
「自分が分かればいい。」
と思ってしまうんですよね。
でも、
今日の自分と、
一週間後の自分は、
意外と別人です。
今日なら分かる、
「例の件」。
一週間後には、
「例の件って、なんだっけ？」
となる。
今日なら読める、
小さく走り書きした文字。
数日後には、
「これ、なんて書いたんだっけ？」
と解読することになる。
そして、
メールを探したり、
ファイルを開いたり、
記憶をたどったりする。
今日の自分が、
少し楽をしたことで、
未来の自分に、
余計な仕事を増やしているんですよね。
だったら、
未来の自分にも、
ちゃんと引き継いでおけばいい。
大きく、
ハッキリ書く。
何のことなのか、
分かるように残す。
次に何をすればいいのか、
一言書いておく。
そうすれば、
数日後の自分が見ても、
「ああ、これね。」
と、
すぐに仕事を始められます。
仕事の相手は、
目の前にいる人だけではない。
明日の自分も、
一週間後の自分も、
仕事の相手。
そう考えると、
分かりやすく仕事を残しておくことは、
未来の自分への、
ちょっとした気遣いなのかもしれません。
未来の自分も、仕事の相手だと思っておく
分かりやすく書くことは、
相手に余計な仕事を増やさないこと。
そんなことを考えていて、
ふと、
もう一つ気づきました。
これって、
自分に対しても同じなんじゃないか。
仕事では、
相手が分かりやすいように、
資料を作ったり、
メモを残したりします。
でも、
自分のためのメモになると、
急に雑になることがあります。
「まあ、自分が分かればいいか。」
と思ってしまうんですよね。
でも、
今日の自分と、
数日後の自分は、
意外と別人です。
今日なら分かる、
「例の件」。
数日後には、
「例の件って、なんだっけ？」
となる。
今日なら読める、
小さく走り書きした文字も、
数日後には、
「これ、なんて書いたんだっけ？」
と、
解読することになる。
すると、
メールを探す。
ファイルを開く。
記憶をたどる。
「ああ、これか。」
と分かるまでに、
また時間を使います。
考えてみれば、
今日の自分が少し楽をしたことで、
未来の自分に、
余計な仕事を増やしている
んですよね。
だったら、
未来の自分にも、
ちゃんと分かるように残しておけばいい。
文字は、
大きく、
ハッキリ書く。
何のことなのか、
分かるようにしておく。
次に何をすればいいのか、
一言残しておく。
そうすれば、
数日後に見返したときも、
「ああ、これね。」
と、
すぐに仕事を始められます。
仕事の相手は、
目の前にいる人だけではない。
明日の自分も、
一週間後の自分も、
仕事の相手です。
橘未来の自分も、
仕事の相手だと思っておく。
そう考えると、
分かりやすく仕事を残しておくことは、
未来の自分への、
ちょっとした気遣いなのかもしれません。
分かりやすさは、仕事を前に進める
仕事で何かを伝えるとき、
ついつい、
「ちゃんと説明しなきゃ。」
と思ってしまいます。
だから、
情報を増やす。
細かいところまで書く。
抜けがないように、
たくさん説明する。
もちろん、
必要な情報は、
ちゃんと伝えなければいけません。
でも、
情報が多ければ多いほど、
相手が動きやすくなるとは、
限らないんですよね。
たくさん書いてある。
でも、
結局、
何をすればいいのか分からない。
それでは、
相手は動けません。
逆に、
必要なことが、
大きく、
ハッキリ書いてある。
何が大事なのか、
すぐ分かる。
そして、
「自分は、これをやればいいんだな。」
と分かる。
そうすると、
相手は動きやすくなります。
最近、
仕事では、
ここが大事なんじゃないかと思っています。
伝えることが目的ではなく、
伝わったあとに、
仕事が前に進むことが目的。
だから、
「ちゃんと書いたか。」
だけではなく、
「これを見た相手は、
迷わず動けるだろうか。」
そこまで考えて、
仕事を渡したい。
分かりやすさは、
見た目をきれいにするためのものではありません。
相手の負担を減らして、
次の行動を、
少し楽にする。
その結果、
仕事も、
スムーズに前へ進んでいく。
そう考えると、
大きく、
ハッキリ書くという、
ほんの小さなことも、
立派な仕事の工夫なんですよね。
相手に優しい仕事は、自分にも優しい
大きく、
ハッキリ書く。
それだけで、
読む人は、
少し楽になります。
どこを見ればいいのか、
探さなくていい。
何が大事なのか、
考えなくていい。
何をすればいいのか、
迷わなくていい。
すると、
相手も動きやすくなる。
そして、
仕事が戻ってきたときの、
自分も楽になります。
「これ、どういう意味ですか？」
「どこを見ればいいですか？」
「何をすればいいですか？」
そんな確認も、
少し減るかもしれません。
つまり、
相手のために、
分かりやすくしたことが、
回り回って、
自分の仕事も楽にしてくれる。
以前は、
仕事を楽にするというと、
自分が楽をすることばかり、
考えていた気がします。
でも最近は、
少し違います。
相手が楽に動けるようにすると、
結果として、
自分も楽になる。
そんな仕事のやり方も、
あるんですよね。
自分だけが頑張って、
仕事を進めるのではなく、
相手が動きやすいようにして、
自然と仕事が流れていくようにする。
そのほうが、
無理なく、
長く続けられる気がしています。
相手に優しい仕事は、
未来の自分にも、
今の自分にも、
優しい仕事なのかもしれません。
まとめ
仕事で文字を書くとき、
以前より、
大きく、
ハッキリ書くようになりました。
小さな文字で、
細かく書けば、
たくさんの情報を、
詰め込むことはできます。
でも、
それを読む相手は、
「うわ、読むの大変そうだな……。」
と思うかもしれません。
どこが大事なのか探す。
内容を整理する。
何をすればいいのか考える。
それでは、
相手に、
余計な仕事を増やしてしまいます。
だったら、
最初から、
大きく、
ハッキリ書いておく。
何が大事なのか、
すぐ分かるようにする。
何をしてほしいのか、
迷わないようにしておく。
そうすれば、
相手は、
「ああ、これね。」
と理解して、
すぐに動けます。
そして、
それは、
相手のためだけではありません。
数日後、
自分が見返したときも、
「これ、
なんて書いたんだっけ？」
と、
自分の文字を解読しなくていい。
「ああ、これね。」
と、
すぐに仕事を始められる。
考えてみれば、
分かりやすく仕事をすることは、
目の前の相手への気遣いであり、
未来の自分への気遣いでもあるんですよね。
たくさん書くことより、
すぐ分かること。
細かく書くことより、
迷わず動けること。
仕事は、
自分が頑張るだけではなく、
相手が楽に動けるようにしておくと、
もっとスムーズに進む。
最近は、
そんな小さな工夫を、
大切にしたいと思っています。
橘未来の自分も、
仕事の相手だと思っておく。
今日の自分が、
少し分かりやすく残しておけば、
明日の自分が、
少し楽になる。
相手にも、
未来の自分にも、
余計な仕事を増やさない。
そんな仕事が、
今の私には、
ちょうどいいのかもしれません。
橘の気づきノート #023